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Blog, Eventos

A día de hoy, las relaciones interpersonales han dado un giro de 180° volviendo imposible acceder a los espacios feriales, espacios colaborativos, aulas y todo lo que represente un acceso masivo de personas. Como es lógico esto afecta directamente a muchos ámbitos de nuestra vida profesional y personal. Hemos tenido que reinventarnos en muchos aspectos, pero por suerte a día de hoy la tecnología nos brinda muchas posibilidades de interacción, acercándonos de nuevas formas a los demás y ofreciéndonos nuevas posibilidades de interacción. Estamos de acuerdo que el trato personal nunca podrá suplantar a un apretón de manos y un feedback directo con nuestros clientes, alumnos o empleados. La proximidad posee un plus que la tecnología no puede superar a día de hoy.

 

Pero no todo van a ser malas noticias, ya que esta situación extraordinaria nos da la posibilidad de abrir nuevos horizontes y canales de comunicación que antes nos parecían distantes en el tiempo. El auge de las videoconferencias, acarreado por la situación actual, se ha visto diferido a la creación de webinars y entornos colaborativos avanzados, en los que la capacitación técnica cobra un protagonismo especial, y que marca la diferencia entre el éxito y el fracaso. Ser capaz de valorar los riesgos, los recursos, la tecnología y los medios a utilizar, es la diferencia entre una experiencia nefasta y un evento con garantías.

 

Más de uno cae en el error de pensar que un webinar posee las mismas características que una charla grupal como puede darse en cualquier plataforma de videoconferencia de las que seguro hemos dado buena cuenta en los últimos meses, nada más lejos que eso. La infraestructura necesaria para realizar un webinar es completamente distinta. Estamos de acuerdo que algunos de los medios son comunes, usamos una webcam para mostrar nuestra imagen y un micrófono para que se nos oiga, pero hasta ahí llegan las similitudes. Necesitamos una plataforma que soporte la conexión masiva de 100, 200 o hasta 500 usuarios simultáneamente. Que nos permita el uso de contenidos multimedia, presentaciones en distintos formatos, grabación, estadísticas, formularios, gestión de roles y administración de perfiles antes, durante y después del evento. Y todo ello en un entorno accesible a un usuario con un perfil técnico en muchos casos bajo que solo contempla el “enchufar y listo”. Esto lleva a la siguiente frase, “lo que es fácil para ti, es complicado para mí”, ¿Qué significa esto?, muy sencillo. Para conseguir una sensación de simplicidad y usabilidad extrema es necesario un sobre esfuerzo en todo lo referente a planificación y análisis del espacio y condiciones en el que se va a desarrollar nuestro evento. Debemos adelantarnos a lo que pueda surgir, cerrar flecos, cubrir hasta el último punto por el que un evento sencillo se puede convertir en una mala experiencia. Por eso es tan importante que desde el primer momento apostemos por la capacitación técnica, la experiencia y el conocimiento del entorno. De este modo nos aseguraremos el éxito.

 

En Pixel Radius apostamos por un seguimiento directo del evento, realizando diferentes análisis no solo de nuestros recursos, esos podemos controlarlos fácilmente, lo complicado es introducirnos en las necesidades del ponente. No todos disponemos de un equipo actualizado, de una conexión perfecta, de una cámara de alta calidad o de los conocimientos técnicos necesarios para resolver cualquier incidencia que nos pueda surgir en un momento dado. Rara vez se da el caso de que todos los ponentes tengan unos recursos similares y un conocimiento suficiente para cubrir ese aspecto tan necesario en un webinar. Debemos afrontar la planificación de un webinar de manera sectorial, diferenciando los elementos que la componen. Dando un respaldo especifico a cada apartado. Podemos crear varias categorías básicas referentes al propio evento. Debemos tratarlas de modo independiente, y cada una requiere de una atención distinta:

 

  • Entorno técnico (plataforma, recursos de hardware y software, conocimiento técnico necesario)
  • Comunicación (aspectos relacionados con las necesidades y gestión con el cliente)
  • Documentación (presentaciones, contenidos formativos, formularios, encuestas, etc…)
  • Diseño de experiencia (estudio del entorno y enfoque del evento)
  • Elementos audiovisuales (cartelas, elementos de postproducción, assets)

 

Entorno técnico:

 

Este es el punto en el que se soporta todo el trabajo de nuestro webinar, integra todos los elementos técnicos del servicio. Deberemos seleccionar muy cuidadosamente todos los elementos que participen en este apartado. Ninguna plataforma ofrece las mismas características. Es importante que evaluemos las necesidades del evento desde el minuto 0, no podemos “matar moscas a cañonazos” como se dice vulgarmente, no necesitas una plataforma ultra potente para un evento de 50 personas, ya que esos costes acabaran repercutiendo en tu cliente y en la viabilidad del trabajo. Hay múltiples plataformas con diferentes cualidades. Posiblemente ninguna sea la ideal, para elegir correctamente se debe disponer de los conocimientos adecuados ajustarnos a las necesidades del cliente.

 

En lo referente al hard y soft a utilizar, solo se puede decir una cosa “no escatimes”, este es en el punto sobre el que se apoya tu propuesta para el evento, siempre buscamos los componentes que nos den la máxima estabilidad y calidad. Los webinars son eventos inestables de por sí, depende de muchos factores, tales como el equipamiento de los ponentes, su conocimiento técnico y el volumen de asistencia al evento. Normalmente las plataformas existentes adaptan su calidad y rendimiento al hardware y software de los asistentes, por lo que es esencial tener muy claros los hitos a alcanzar en el apartado técnico. Si marcas unos requerimientos demasiado abiertos, puede acabar repercutiendo a todo el global y llevarte a situaciones criticas que den al traste con tu evento, provocando cortes y degradando la experiencia final de los asistentes.

 

Comunicación:

 

Es la base de la civilización, la razón por la cual hacemos esto, para comunicarnos. Fuera de todas estas razones metafísicas, la comunicación es para nosotros la base de todo evento. Somos el instrumento del que se valen nuestros clientes para llegar a un fin y tenemos que verlo como tal. En Pixel Radius tenemos como norma el mantener un canal claro y abierto con nuestro cliente, escuchando e intentando aportar nuestro mayor conocimiento del medio. A veces hay que saber decir que no, es lo más importante, nuestro cliente conoce su producto, pero nosotros sabemos como mostrarlo de manera que brille por si solo. Esta es una línea muy delgada por la que hay que saber caminar, porque aunque el cliente tenga una idea preconcebida de como tienen que ser las cosas, tenemos que tener en cuenta que hablamos de un entorno que posee sus limitaciones y debemos proceder en base a esas limitaciones, asegurando el evento y brindando la mejor experiencia posible a los asistentes ante todo “el show debe continuar”, y a veces hay que asesorar al cliente siempre respetando la idea original y aportando nuevas soluciones que vengan de la capacitación técnica y el estudio del medio.

 

Documentación:

 

La información es la parte más sensible para el cliente y por eso la tratamos como tal. Hay que adaptar, optimizar y organizar el contenido, siempre con el consenso del cliente y dándole la importancia que posee. Tenemos que tener claro desde un primer momento que el un entorno de webinar no funciona el “todo vale”, estamos en un entorno online, con unos recursos limitados y compartidos con un gran número de usuarios, por lo que la optimización y el correcto tratamiento de los contenidos en vital. Nos gusta tratar el contenido como se merece, tenemos muy en cuenta la dinámica del evento, los tiempos de carga y las pausas que esto genera. Siempre hay tendencia a enriquecer los contenidos con todo tipo de videos, animaciones, imágenes de gran tamaño y es nuestra obligación adaptar y asesorar sobre estas cuestiones, aportando una perspectiva técnica que ayude a conseguir el equilibrio perfecto. Aquí es muy importante disponer de un conocimiento amplio de los recursos a nuestro alcance y de las posibilidades de la plataforma, podemos decir que el “menos es más” está más que justificado si lo que deseamos es un evento fluido y libre de incidencias.

 

Diseño de experiencia:

 

“La planificación, ese gran desconocido”, podría ser el titulo de una novela, pero en realidad es la piedra angular de un evento, sea presencial o virtual. La manera en la que el usuario recibe los contenidos y la forma de emitirlos representa un aspecto básico y a veces descuidado de toda esta aventura. Si no cuidamos el “quien”, el “como” y el “cuando” nos podemos encontrar con un batiburrillo de elementos sin sentido que no lleva a ningún sitio y que transmite una experiencia confusa al usuario de nuestro espacio.

 

Aquí abrimos la sección donde la creatividad, el análisis y el estudio pueden tener su mayor baza. En Pixel Radius sabemos que debemos lo importante que es ponernos en la piel del que está enfrente, por eso vamos a analizar cada paso que pueda dar y en que grado afecta a el resultado final, vamos a buscar los puntos de fallo y vamos a estudiar como solucionarlos antes de hacer “click” y que todo empiece a rodar. Para ello crearemos una dinámica completa, diseñando un guion completo donde estén reflejados todos los puntos destacables del webinar, con una línea de tiempo marcada y unos procedimientos establecidos. Aunque no lo sepas “en la radio no se improvisa”, aquí tampoco. Debemos repasar el guion y los detalles de producción con nuestro cliente, para que disponga de una potente herramienta y así generarle espacios en los que ir integrando los distintos elementos de su evento con la garantía de que al final todo encaje y se vea como “un todo”.

 

Elementos audiovisuales:

 

No vamos a pintarlo todo tan negro, teniendo asegurado el conocimiento de los dos puntos anteriores y aportando una base técnica, los webinars nos ofrecen múltiples posibilidades para organizar nuestro eventos digitales y “lucirnos” frente a nuestro público. La posibilidad de utilizar herramientas y dispositivos más propios de la realización televisiva nos aporta la libertad para insertar mediante el uso de cámaras virtuales y software de edición diferentes tipos de elementos audiovisuales realizados mediante técnicas de postproducción. Son una gran solución a la hora de ofrecer contenidos más ricos visualmente y nos da la posibilidad de combinar distintos tipos de elementos dentro de un mismo espacio. Aquí el conocimiento del lenguaje visual es esencial, nunca debemos saturar al usuario, los contenidos deben de ser claros y pausados, siempre deben aportar algo que la simple presencia del ponente no pueda cubrir, ya que en caso contrario ensuciarán y restarán protagonismo al ponente, algo que es prioritario. Para esto es necesario estudiar la dinámica del evento, valorar que tipo de componentes son los que mejor se adaptan a las necesidades de nuestro cliente y como pueden afectar al trascurso del webinar.

 

Que empiece la acción.

 

Ya está todo listo para que todo comience. Es importante que realicemos comprobaciones previas de todos los elementos importantes antes del comienzo del evento, si marcamos los puntos importantes desde un primer momento a este paso será tan solo un proceso rutinario que lo único que reafirmará es que el trabajo está bien hecho y estaremos listos para comenzar. Ha día de hoy los webinars son el método más productivo y eficiente para dar a conocer nuestro producto, formar a nuestros alumnos o comunicar nuestras ideas. Hemos desarrollado una metodología que aúna la experiencia de usuario con un fuerte conocimiento técnico.  Esto se traduce en espacios abiertos y accesibles donde generamos un sitio en el que expandir las ideas, en eso debe convertirse un webinar, nosotros lo creemos así.

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